MÔ TẢ TÍNH NĂNG: CHIẾN DỊCH CÔNG VIỆC (TASK CAMPAIGN)

1. Giới thiệu chung

  • Tên tính năng: Chiến dịch công việc (Task Campaign).
  • Mục tiêu: Cho phép người quản lý hoặc hệ thống tự động tạo ra một đợt (chiến dịch) giao việc hàng loạt cho nhân viên dựa trên việc lọc các tệp khách hàng thỏa mãn những điều kiện nhất định.
  • Giá trị mang lại: Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng lại (re-engagement), tránh bỏ sót khách hàng tiềm năng, và hỗ trợ quá trình chuyển đổi bán hàng (Sales conversion) một cách chủ động.

2. Đối tượng sử dụng (Users)

  • Quản lý (Manager / Admin): Người có quyền thiết lập tệp khách hàng mục tiêu, tạo chiến dịch, cấu hình luật phân bổ công việc và theo dõi tiến độ tổng thể.
  • Nhân viên (Sales / CSKH): Người nhận được các công việc (Task) từ chiến dịch để thực hiện liên hệ, chăm sóc khách hàng và cập nhật trạng thái.

3. Các Use Cases Tiêu Biểu (Business Scenarios)

  1. Re-engagement (Khách hàng lạnh): Bộ lọc tự động tìm các khách hàng không có bất kỳ liên lạc, tương tác nào trong vòng 3 tháng gần đây để tạo task “Gọi điện hỏi thăm / Up-sale”.
  2. Theo dõi khách hàng tiềm năng (Lead Nurturing): Tìm các khách hàng đã từng tương tác ở nền tảng Chat đa kênh, đã cung cấp Số điện thoại nhưng chưa có lịch sử mua hàng, tự động tạo task cho Sales “Nhắn tin chăm sóc, tư vấn chốt sales”.

4. Chi tiết các chức năng cốt lõi (Core Features)

4.1. Quản lý chiến dịch công việc

  • Tạo mới/ Sửa/ Xóa các chiến dịch đang nháp.
  • Phê duyệt / Kích hoạt (Active) / Tạm dừng (Pause) / Kết thúc (End) chiến dịch.
  • Phân quyền người được xem và tạo chiến dịch.

4.2. Thiết lập điều kiện lọc khách hàng (Segmentation & Filters)

Cho phép hệ thống quét và lọc data khách hàng dựa trên các tiêu chí tổ hợp (AND/OR):

  • Hành vi & Tương tác: Thời gian tương tác cuối (VD: Không tương tác > 90 ngày), Kênh tương tác (Chat, Callbot, Web form).
  • Thông tin định danh: Có chứa Số điện thoại, có Email.
  • Trạng thái giao dịch: Chưa từng mua hàng, Từng rớt phễu (Lost), Đã mua hàng > 1 năm.

4.3. Cấu hình mẫu công việc (Task Template & Action)

Định nghĩa nội dung công việc sẽ được sinh ra cho mỗi khách hàng lọt vào bộ lọc:

  • Thông tin task: Tên công việc (có thể chèn biến ``), Mô tả/Kịch bản yêu cầu nhân viên thực hiện, Độ ưu tiên (High/Medium/Low).
  • Thời hạn (Deadline): Thời gian linh hoạt, ví dụ: “Phải hoàn thành trong vòng 24h kể từ khi task được tạo ra”.

4.4. Quy tắc phân bổ công việc (Assignment Rules)

  • Theo nhân sự phụ trách cũ: Tự động giao cho nhân viên đã từng follow-up khách hàng đó trước đây.
  • Phân bổ xoay vòng (Round-Robin): Nếu là data khách hàng chung, hệ thống chia đều task cho 1 nhóm/phòng ban được chỉ định.
  • Chỉ định trực tiếp: Giao toàn bộ công việc cho 1 nhân viên cụ thể.

4.5. Cơ chế kích hoạt hệ thống (Trigger Mechanism)

  • Tạo task một lần (One-off): Quét toàn bộ database ở thời điểm hiện tại chạy ngay chiến dịch để tạo task 1 lần duy nhất.
  • Tạo task chạy ngầm tự động (Recurring/Dynamic): Chiến dịch luôn bật, hệ thống tự động quét mỗi ngày (VD: lúc 2h sáng). Nếu hôm nay có khách hàng nào bắt đầu thỏa mãn điều kiện, sẽ đẻ rule tự động đẩy task cho nhân viên vào sáng hôm sau.

4.6. Báo cáo tiến độ và hiệu quả (Tracking & Analytics)

  • Thống kê tỷ lệ hoàn thành báo cáo (Tổng số công việc được tạo / Số công việc đã xử lý / Số công việc quá hạn).
  • Đo lường hiệu quả chuyển đổi cuối cùng từ chiến dịch quét (Có bao nhiêu khách hàng đã mua hàng / Sinh ra bao nhiêu doanh thu từ nhóm khách hàng đó).